异地会议室是无法在公司办公室举行的商务会议的常见选择。异地召开会议可能有以下几个原因：

　　主办公室可能没有足够大的房间。

　　会议可能在公司可能没有当地办事处的地点举行。

　　保密问题或法规可能会指定对某种类型的董事会的需求。

　　培训或远程会议的技术需求可能带来的问题只能通过使用第三方会议空间来解决。

　　不管是什么原因，会议室都是一个很好的选择，因为它们提供了高度专业的氛围和显着的易用性。

　　影响会议室价格的因素有哪些？

　　会议室的价格会因一系列因素而波动：城市、地区、会议室大小、现场技术设备和餐饮选择。如果您正在寻找会议室并且预算有限，请认真考虑以下因素：

　　城市——伦敦的会议室肯定比英国任何其他城市的相同大小的空间都要贵。因此，在计划活动时，请考虑您所在地区的重要性。如果您只是在寻找交通枢纽，那么您可能会有一些发挥创意的空间。

　　地区–您的会议需要在您的办公室附近举行吗？您选择的地区也会影响价格，因此如果您发现某个地点不适合，请搜索其他地方。

　　大小-会议室大小显然会影响成本。但是，根据场地的不同，这可能没有您想象的那么大。只要确保房间舒适且不会因为您期望的人数而过于拥挤。

　　星期几——根据Tagvenue的数据，68%的会议发生在周四、周三和周二，而23%的会议发生在周一和周五。即使在需求量低的日子，这些房间的价格也会发生变化，因此如果您希望降低成本，请考虑到这一点。

　　技术–您的技术需求可能不仅仅是WiFi。屏幕、白板或其他类型的现代协作技术对于成功的会议至关重要，专业的会议空间应该提供它们。并且不要忘记确保有足够的电源点供每个人为手机或笔记本电脑充电。技术室的功能有时包含在房间的价格中，有时只能支付额外费用。

　　餐饮——有些会议需要的不仅仅是简单的咖啡、茶或饼干方法。您可能需要协商其他点心（和补充品），或者您可能会被要求提供午餐。这些问题会影响房间租用费用，并决定您选择的场地类型。

　　豪华——当然，这取决于您的预算，但考虑会议的目的和您需要给人留下的印象是值得的。对于一些公司聚会来说，一个令人印象深刻的场所是必须的。

　　什么样的场地提供会议室出租？

　　会议2

　　有多种类型的场所提供适合会议的房间，无论是公司培训、部门会议，还是董事会会议，因此请确保您了解所有选项。在规划会议时，请考虑以下类型的场地：

　　会议中心

　　会议中心通常是专门租用各种大小会议空间的场所，或者是可供租用在较大办公楼内的会议室和董事会议室。这些中心是相当受欢迎的选择，在Tagvenue的平台上，48%的会议室预订都在这些类型的场所。

　　会议中心通常配备能够帮助您解决所有需求的工作人员以及专为这些活动设计的各种空间——会议室、培训室和董事会议室。其中许多中心还将提供房间的基本设施，例如咖啡和茶，以及某些类型的会议配件（白板或活动挂图等）。他们还应该能够帮助您雇用您可能需要的任何额外服务，例如多媒体技术或膳食。这些是为客户提供快速设置和高效服务的中立和高度专业空间的绝佳选择。

　　酒店

　　一个酒店提供会议组织者，以确保专业性很强的空间，是适应于各种会议类型的机会。他们带来了专业和训练有素的员工的额外吸引力，以及现场餐饮和餐饮选择，更不用说住宿的可能性，例如，酒店可能是来自国外的代表的绝佳选择。许多酒店也位于机场附近，交通便利。但是，如果您需要专门的会议技术，请务必咨询活动经理。酒店约占Tagvenue的所有会议预订量的10%。

　　餐厅和酒吧

　　一个餐厅或酒吧是更多的非正式会议的选项，并且是位置预订会议场地的10％通过Tagvenue。根据选择的餐厅，您不必被降级到公共餐厅。许多场所提供私人用餐空间，有些甚至还提供会议室。虽然这些肯定非常适合餐饮，并且非常适合某些类型的会议，但在任何技术需求的情况下，您应该彻底调查他们的报价，如果这是您的最终选择，请咨询外部供应商。

　　现代会议室应该具备什么？

　　在寻找最新的现代会议室技术时，您需要超越通常备用的活动挂图和模拟白板。现代会议需要远程协作选项，以及良好的互联网连接和各种其他功能。在规划现代会议时，需要考虑以下几点：

　　全无线功能–检查您的会议室是否启用了全无线功能。无论是简单浏览还是重要演示，速度和可靠性都至关重要。此外，您需要的配件越少，开始的问题就越少，因为您不必寻找加密狗或其他附件。

　　交互式白板——任何类型的交互式和协作技术都将简化您的会议，并允许您就结果进行协作。此外，您的所有笔记和想法都可以保存和共享。如果您需要任何专门的平台或其他接口，请确保提前了解。

　　视频会议–无论是大屏幕还是显示器，如果您需要让远距离团队成员参与进来，请准备好让他们感受到行动的一部分。确保带宽能够支持您的会议，因为每个人都在等待人们打开或关闭相机，从而浪费宝贵的时间。

　　移动座位——会议的另一个考虑因素是房间的布置。许多会议空间提供各种座位和餐桌布置。在选择房间布置时，现代会议动态非常重要。

　　我需要在活动开始前多长时间预订会议室？

　　会议3

　　根据Tagvenue的数据，大多数人在会议日期前大约15天开始搜索和联系场地。这将使您有足够的时间来查看广泛的可用场所，联系选定的场所，并选择最适合您需求的价格和优惠。

　　如何租用会议室？

　　在开始租用会议室的过程时，您应该首先坐下来列出活动的所有相关细节：

　　您预计有多少人参加？

　　您可能会在一周中的哪一天举行会议？

　　是否有一个特定的地点可以让会议进行得更顺利？

　　会议需要多长时间？

　　对某些人来说最重要的是，会有零食吗？

　　做出这些早期决定后，请使用Tagvenue等场地预订平台来加快搜索和预订过程。借助智能过滤器，您可以缩小搜索结果的范围并创建场地候选名单。联系您感兴趣的场地，并与场地经理谈谈您的想法。最重要的是，您应该要求以书面形式列出您讨论的任何内容。在需要时进行谈判，如果不合适，不要害怕说不。最好的会议是没有太多障碍的会议，提前准备将有助于防止任何事情拖慢您的活动。